Tegal, 31 Mei 2026 — Sebagai bentuk implementasi Tri Dharma Perguruan Tinggi dalam bidang Pengabdian kepada Masyarakat (PKM), telah dilaksanakan kegiatan pelatihan bertema “Pelatihan dan Pemanfaatan Fitur Mail Merge pada Microsoft Office bagi Pengurus Masyarakat Peduli Sesama (MPS) Kota Tegal” pada hari Sabtu, 31 Mei 2026. Kegiatan ini diselenggarakan dengan tujuan meningkatkan kompetensi digital pengurus organisasi dalam mendukung pengelolaan administrasi yang lebih efektif, efisien, dan profesional.
Perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat menuntut setiap organisasi, termasuk organisasi sosial kemasyarakatan, untuk mampu memanfaatkan teknologi digital dalam aktivitas administrasi sehari-hari. Namun demikian, berdasarkan hasil observasi awal diketahui bahwa pengurus Masyarakat Peduli Sesama (MPS) Kota Tegal masih menghadapi berbagai kendala dalam pengelolaan administrasi organisasi, khususnya dalam pembuatan surat-menyurat, undangan, sertifikat, dan dokumen adm inistrasi lainnya yang masih dilakukan secara manual. Kondisi tersebut menyebabkan proses administrasi membutuhkan waktu lebih lama, kurang efisien, serta berpotensi menimbulkan kesalahan penulisan data.
Melihat kondisi tersebut, kegiatan PKM ini hadir sebagai solusi melalui pelatihan pemanfaatan fitur Mail Merge pada Microsoft Office. Mail Merge merupakan salah satu fitur yang dapat membantu pengguna dalam membuat dokumen massal secara otomatis dengan memanfaatkan data yang terintegrasi dari Microsoft Excel ke Microsoft Word. Dengan penggunaan fitur ini, proses pembuatan dokumen menjadi lebih cepat, akurat, dan efisien.
Pelaksanaan kegiatan diawali dengan penyampaian materi mengenai pengenalan Mail Merge, fungsi dan manfaatnya dalam administrasi organisasi, serta langkah-langkah penggunaannya. Selanjutnya peserta diberikan pendampingan praktik secara langsung mulai dari pembuatan database pada Microsoft Excel, penghubungan data ke Microsoft Word, hingga proses pencetakan dokumen otomatis seperti surat undangan, sertifikat, dan surat pemberitahuan. Kegiatan berlangsung secara interaktif dengan sesi diskusi dan tanya jawab sehingga peserta dapat memahami materi dengan lebih baik.
Antusiasme peserta terlihat sangat tinggi selama kegiatan berlangsung. Para pengurus MPS Kota Tegal aktif mengikuti setiap sesi pelatihan dan praktik yang diberikan. Peserta juga menyampaikan bahwa pelatihan ini memberikan manfaat yang sangat membantu dalam mempermudah pekerjaan administrasi organisasi yang sebelumnya dilakukan secara manual.
Hasil dari kegiatan pengabdian ini menunjukkan adanya peningkatan pemahaman dan keterampilan peserta dalam memanfaatkan fitur Mail Merge pada Microsoft Office. Peserta mampu mengintegrasikan data dari Microsoft Excel dengan Microsoft Word untuk menghasilkan dokumen administrasi secara otomatis dan lebih profesional. Selain itu, kegiatan ini juga menghasilkan beberapa contoh format administrasi berbasis Mail Merge yang dapat diterapkan secara langsung dalam kegiatan organisasi sehari-hari.
Melalui kegiatan ini diharapkan pengurus Masyarakat Peduli Sesama (MPS) Kota Tegal dapat terus mengembangkan kemampuan digital dalam pengelolaan administrasi organisasi sehingga mampu menciptakan sistem kerja yang lebih modern, efektif, dan efisien. Kegiatan pengabdian ini juga diharapkan dapat menjadi langkah awal dalam meningkatkan literasi digital masyarakat serta mendukung pemanfaatan teknologi informasi dalam berbagai aktivitas organisasi sosial kemasyarakatan.
